明确岗位职责的重要性

　　小毛明天就要参加小学毕业典礼了。

　　于是爸爸上街给小毛买了条新裤子，小毛回家一试，爸爸发现裤子长了一寸。吃晚饭的时候，趁奶奶、妈妈和嫂子都在场，爸爸将裤子长了一寸的事说了一下，饭桌上大家都没说什么，又聊起别的事，这件事就过去了。

　　妈妈睡得比较晚，临睡前想起儿子的裤子还长一寸。于是就悄悄地一个人把裤子剪好，又放回了原处。

　　半夜里，嫂子猛然惊醒，想到小叔子裤子还长一寸，自己辈分小，理应去做。于是披衣起床，将裤子弄好才安然入睡。

　　老奶奶醒得早，想起今天是孙子的大日子，裤子还没搞好，于是将裤子又裁了一寸。

　　最后，新裤子短了两寸。小毛不能穿新裤子参加毕业典礼，照毕业相了。

　　故事是虚构的，但来源于事实。一个团队，一个企业，员工仅有良好的愿望和热情是完全不够的，还需要有明确的规则来分工和协作。团队协作需要默契，但这种习惯是靠日积月累达成的。在协作初期，还需要用明确的规则来引导形成做事的素养。没有规则，不成方圆，各自为政的做法，会将好心引向灾难的结果。

　　工作职责按性质可以划分为例常性工作和例外性工作。

　　例常性工作：指岗位日复一日需要不断重复的工作，这类工作一般都可以通过文件的形式给予明确规定。

　　例外性工作：指岗位的临时任务性工作，比如突发事件的处理、领导临时交代的任务和阶段性项目工作等。有些岗位的工作主要以项目为主，项目是常态，一个项目结束，另一个项目开始，这样执行项目就是例常性工作，而不是阶段性工作。

　　根据经验，例常性工作需要占据大部分的岗位工作时间，不过职位越高，占据的时间越小。一般来讲，高层人员至少应该占据60%以上工作时间，中层人员为80%以上，基础人员为90%以上。如果例常性工作占据的时间比例过小，则必须在职责界定和工作安排上进行优化，对工作职责进行重新的设计，以将例外工作例常化。

　　工作例常化的好处在于可以建立工作规范，让经常必须处理的事情有章可循，减少沟通协调的时间，提高工作的效率，降低成本。所以，例常性工作必须占据企业工作人员的大部分时间。管理好的企业波澜不惊，员工忙中有序，在自动中完成绝大多数的事情，领导不需要进行过多的指导和干预。GE原任总裁韦尔奇曾说过“所谓管理越少，公司越好”，说的就是这个意思。

　　另外，工作例常化的坏处在于时间长了，企业就会僵化，一切循规蹈矩，难于应对变化。所以，每过一段时间，企业就需要重新审视自己的运作，发现需要改进和提高的地方。这种改进和提高，一般来讲，可以是局部的，以提高效率为目的；也可以是整体的，以战略变更为牵引，以满足乃至超越客户价值的需要为导向，进行重大的调整。

　　根据我们对企业的了解，许多企业的职责划分和制定并不清晰。尽管许多企业都有部门职能说明书、岗位责任书、作业流程等，但并不能清晰合理地划分职责，准确简单地定义职责，岗位责任书就形同虚设，对管理不能产生实际的帮助。这种现象颇为广泛，原因在于企业制定这些文件缺少一些基本的方法。

　　明确职责主要是明确例常性的工作。一般来讲，需要对所有的责任进行分析和拆解，将细化和明确化的责任落实到人头，只有通过一对一的锁定，责任才算明确。职责不清，90%的问题是出在工作的配合环节。我们可以通过流程分析，仔细研究这些容易产生问题的环节，分析不同岗位在此环节中扮演的角色，需要担负的工作，并通过流程文件的形式给予清晰的界定和规范。

　　划分清楚职责，还需要对职责进行准确简单的定义，制定岗位职责说明书是下一步的工作。制定岗位职责说明书需要遵循一定的规范，专业的人力资源咨询公司往往在这一块投入大量的精力，规定各种条目，制作尽善尽美的文件。其实有些工作完全没有必要。企业制定职责说明书只要能满足基本的工作要求即可。制定过多的文件，完全是一种负担。根据我的经验，这些“大块头”的文件，基本没人会仔细看。投入很多，产出很少。而且，过多的条目容易让使用者迷失了重点，形式上的完善，往往掩盖了关键问题的缺失。这样会看起来很好，用起来却很遗憾。

　　职责说明书一般有以下这些条目：职位名称、督导关系、使命陈述、职责说明、任职要求、岗位授权等。在条件不成熟时，可以大胆地去除能力素质、工作接触、工作条件、工作流程等。在有其他文件时，也可以大胆地去除组织结构图、下属汇报关系等，免去不必要的笔墨。

　　海尔OEC管理法的核心是，对工作的分解强调“三个一”，即分解量化到每一个人、每一天、每一项工作。在海尔，大到机器设备，小到一块玻璃，都清楚标明事件的责任人与事件检查的监督人，有详细的工作内容及考核标准，如此形成环环相扣的责任链，做到了“奖有理、罚有据”。海尔冰箱总共有156道工序，海尔精细到把156道工序分为545项责任，然后把这545项责任落实到每个人的身上。这样明确责任，是海尔成功的基础。

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